Negli anni in cui i posti venivano assegnati direttamente al check‑in, valeva la regola del “chi arriva prima meglio alloggia”.
Oggi lo scenario è completamente diverso: la gestione dei posti è diventata una vera giungla digitale, in continua evoluzione, dove anche noi addetti ai lavori dobbiamo districarci tra regole, eccezioni e sistemi che cambiano ogni mese.
Preassegnazione posti: com’è la situazione nel 2026
La tecnologia permette ormai di scegliere il posto con largo anticipo su quasi tutti i voli, sia tramite i sistemi professionali dei tour operator come Kia Ora Viaggi, sia accedendo direttamente alla prenotazione sul sito della compagnia aerea.
Il rovescio della medaglia?
Quasi tutti i vettori hanno adottato la preassegnazione a pagamento.
- Alcune compagnie aeree la fanno pagare solo con le tariffe più economiche;
- Altre la applicano a tutti i passeggeri;
- Alcune mantengono una piccola area gratuita… che però si esaurisce subito;
- Altre ancora, come American Airlines, richiedono il pagamento anche al check‑in, e chi non vuole pagare avrà sicuramente posti distanti tra loro e probabilmente più scomodi.
Risultato: se vuoi essere certo di viaggiare accanto ai tuoi compagni di viaggio, devi prevedere un costo extra.
Check‑in online: non basta più
Fino a qualche anno fa bastava collegarsi appena apriva il check‑in online (24-48 ore prima) per ottenere buoni posti gratuiti.
Oggi, sempre più spesso, all’apertura del check‑in la maggior parte dei posti è già occupata.
E recarsi in aeroporto solo 2 ore prima?
Assolutamente sconsigliato: rischi di trovarti con posti sparsi o, nei casi peggiori, in overbooking.
Il vero incubo: il Code Sharing
Il “Code Sharing” è un accordo commerciale per cui il volo ha il codice di un vettore ma è operato da un altro (es. Milano-Singapore di Singapore Airlines comprato con sigla Air New Zealand, Roma-Dubai di Emirates ma comprato con codice Qantas).
Quando un volo è venduto da un vettore ma operato da un altro, può verificarsi:
- incompatibilità tra i sistemi di prenotazione;
- impossibilità di preassegnare i posti;
- accesso limitato alle personalizzazioni;
- preassegnazione disponibile solo al check‑in in aeroporto.
Questo può diventare un problema, soprattutto per gruppi numerosi o se si viaggia con i bambini, anche se lo staff aeroportuale e di bordo farà del suo meglio per aiutarvi.
Fortunatamente, in caso di code sharing molti vettori decidono di bloccare un’area della cabina e dedicarla alla preassegnazione dei passeggeri che hanno acquistato il volo tramite quest’accordo commerciale.
Perché è sempre più difficile trovare posti vicini?
Lasciare ai singoli passeggeri facoltà di scegliere i propri posti in totale libertà implica che chi attende il check-in troverà solo disponibilità di posti distanti tra loro (dato che lo staff aeroportuale non può più assegnare i posti con un criterio razionale al momento dell’imbarco).
Inoltre:
- Molti passeggeri lasciano volutamente libero il posto centrale sperando che il volo non sia pieno;
- Gli aeromobili moderni (come i famosi Dreamliner) hanno file da 3 posti, che complicano ulteriormente gli abbinamenti;
- I sistemi delle compagnie aeree non seguono criteri intelligenti di assegnazione automatica;
- Spesso si aggiungono anche i classici “errori di sistema” e la totale mancanza di standard tra vettori.
Servizi opzionali: la personalizzazione è totale
L’accesso diretto al sito della compagnia aerea permette ai viaggiatori di creare un’esperienza di viaggio personalizzata.
Oltre alla preassegnazione posti è possibile prenotare anche questi servizi aggiuntivi:
- l’accesso alla lounge di business class;
- un pasto speciale gratuito (child meal, vegetariano, gluten free, per diabetici ecc.);
- un pasto migliore, o magari una torta e champagne per un momento speciale, a pagamento;
- il pagamento dell’upgrade alla classe superiore (premium economy o business) a volte con costo fisso, a volte a mezzo di una vera e propria asta (vince l’upgrade nei posti disponibili chi offre di più) o tramite l’utilizzo di punti-miglia dei programmi fedeltà;
- l’imbarco prioritario;
- bagaglio extra o fuori standard;
- assistenze speciali (es. sedia a rotelle, animale a seguito ecc.);
- prenotazione di acquisti duty free.
Noi gestiamo gratuitamente i servizi offerti senza supplemento dal vettore.
Per i servizi a pagamento, invece, spesso è più semplice e immediato che il passeggero li gestisca direttamente dal sito della compagnia.
Anche noi possiamo occuparci della gestione di questi servizi, ma questo comporta lavoro extra che andrà contabilizzato.
Il valore dell’assistenza di Kia Ora Viaggi
Nella nostra assistenza sono invece sempre inclusi:
- aggiornamenti di orario degli operativi volo;
- gestione delle prenotazioni;
- riemissioni in caso di cambi o cancellazioni;
- supporto in caso di disservizi o riprotezioni per cambio o cancellazione volo.
Le riprotezioni non sono freuquenti, ma il nostro intervento è determinante per minimizzare il disagio ai nostri passeggeri.
Le compagnie aeree tenderebbero altrimenti a proporre soluzioni alternative secondo la loro convenienza e non sempre in base a quanto previsto dai regolamenti a tutela dei consumatori. In queste brutte giornate si spendono diverse ore di lavoro, ma lo facciamo volentieri perché sappiamo di poter fare la differenza!
Comunicazioni dalle compagnie: non è spam (quasi mai)
È obbligatorio per le agenzie comunicare i dati di contatto dei passeggeri prima della partenza. Le compagnie aeree contattano i passeggeri prima del volo per:
- notifiche operative (come le formalità per l’imbarco);
- promozioni e servizi extra per migliorare l’esperienza di volo.
A volte sembrano messaggi commerciali, ma è importante non ignorarli: potrebbero contenere informazioni essenziali.
In caso di variazioni significative, se il nostro ufficio è aperto, riceviamo comunque la notifica e interveniamo subito.
Tips Utili
- ITINERARIO: piano dei voli completo, che include diversi voli, vettori, biglietti.
- CHECK-IN: registrazione del passeggero sul volo, con assegnazione del posto a sedere.
- PNR: codice di prenotazione del singolo vettore È il codice da utilizzare assieme al vostro cognome sul sito della compagnia per visualizzare la vostra prenotazione e accedere alle personalizzazioni confermate, anche con largo anticipo.
- CHECK-IN ONLINE: apre 24, 48 o più ore dalla partenza, da verificarsi a seconda della compagnia. È sempre consigliabile farlo per poter viaggiare vicini e per non rischiare di restare a terra se il volo è in overbooking.
- OVERBOOKING: pratica commerciale ancora diffusa, per cui vengono venduti più posti di quelli effettivamente disponibili, basandosi su statistiche di occupazione effettiva considerando le cancellazioni dell’ultimo momento. Può succedere che il volo sia ancora in overbooking al momento del check-in, quindi non tutti i passeggeri prenotati riusciranno a salire. È più frequente in altissima stagione, ma può verificarsi in qualsiasi momento.
- VOLI CODE SHARING: sull’itinerario compare sia il nome del vettore operante che quello del vettore che commercializza il volo. Per gestire la prenotazione ed effettuare il check-in on line serve accedere al sito del vettore operante il volo.
- POSTI EXTRA LEGROOM: posti con più spazio per le gambe, situati sulle uscite o in prima fila davanti alle paratie. Sono quasi sempre a pagamento. Si applicano restrizioni, non tutti i passeggeri possono occuparli.
- CARTA DEI DIRITTI DEL PASSEGGERO: normativa in vigore per i voli europei o con destinazione finale UE. Stabilisce quali compensazioni e assistenza spettano ai passeggeri in caso di ritardo, overbooking o cancellazione del volo.
- UPGRADE: passaggio alla classe di servizio successiva, in genere con supplemento. Può essere proposto tramite il meccanismo dell’asta on line dal vettore o tramite punti fedeltà.
Buon volo a tutti!
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